Kişisel Zaman Yönetimi Nedir?
“Neden harekete geçemiyorum”, “hiç başımı kaldıramıyorum”, “bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım”… Bu serzenişlerin nedeni kimi zaman birilerini üzme korkusu, kimi zaman mükemmeliyetçilik, kimi zaman aşırı özgüvendir. Elbette bunlar doğaldır; fakat bu doğal durumları doğru şekilde kontrol edebilmek gerekir.
Etkili zaman yönetimi yapamayan kişilerin serzenişleri hiç bitmez. Oysa zamanı iyi kullanmak imkansız değildir. Bunun için yalnızca birkaç noktada dikkatli olmak ve zaman yönetimi teknikleri arasında en uygun tekniği doğru şekilde uygulayabilmek gerekir. Kişisel zaman yönetimi kavramıyla kastettiğimiz tam olarak bu yöntemlerdir.
Zaman Yönetimi Tuzakları Nelerdir?
Zaman yönetimin en önemli kurallarından biri zaman tuzaklarına karşı dikkatli olmaktır. Zaman tuzağı ifadesini kullandığımız durumlar zamanı doğru ve verimli kullanmanın önünde engeldir. Bu tuzaklar şunlardır:
- Çok önemli olmayan ziyaretçiler
- Amacı olmayan toplantılar
- Kötü iletişim
- Astların işleri yapabilecek düzeyde bilgi ve beceriye sahip olmaması
- Astlara sorumluluk vermekten kaçınmak
- Düzensiz çalışmak
- Bilgi kaynağının güvenli olmamasından kaynaklanan yanlış bilgi
- Gereksiz telefon görüşmeleri
- Disiplinsizlik
- İyi bir dinleyici olmamak
Söz konusu teknikleri de kullanarak bahsettiğimiz zaman yönetimi tuzakları konusunda dikkatli olmak akademik hayatta, iş hayatında ve sosyal hayatta başarılı olmayı sağlar. Dengeli, disiplinli, düzenli yaşamak ve daha üretken olmak için bu tuzaklara karşı dikkatli olmak kritik önem taşır.
Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri ve Yaklaşımları
Zaman yönetiminde kilit nokta ne kadar zaman sahip olunduğu değil, zaman diliminde neyin yapılabileceğini doğru şekilde planlayabilmek ve işleri doğru zamanda yapabilmektir. Bunun için kullanılabilecek teknikler ve yaklaşımlar şunlardır:
Teknikler
Pomodoro Tekniği
Hem iş hayatında hem de okul hayatında çok sık kullanılan pomodoro tekniği iş hayatında oldukça faydalı sonuçlar veren bir tekniktir. Öyle ki tekniğinin mobil uygulamaları da vardır. 80’li yılların sonunda geliştirilen bu uygulama, 25 dakika çalışma ve 5 dakikalık mola vermeye dayanır. Sayaç kullanmak tekniğin daha kolay uygulanmasını sağlar.
Eisenhower Matrisi
Geçmişte iki dönem ABD başkanlığı yapmış olan Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen eisenhowe matrisi “önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” sözüne dayanır. Teknikte, işleri acil ve önemli, acil ve önemli değil, acil değil ama önemli, acil değil ve önemli değil şeklinde ayırmak gerekir.
Kanban Tekniği
Zaman yönetimi teknikleri arasında en çok kullanılan tekniklerden biri olan kanban tekniği, en yaygın proje yönetimi metodolojisi olan agile (çevik) proje yönetim tekniklerinden biridir. Kanban çalışma sistemi Japonların zaman yönetimi için kullandığı bir tekniktir. Bu teknikte süreç şöyle ilerler:
- Görselleştirme
- Devam eden işleri limitleme
- Akışı yönetme
- Politikaları açık hale getirme/li>
- Geri bildirim döngüsü kurma
- İşbirliğiyle iyileşip deneysellikle evrimleşme
Hızlı Planlama Metodu (HPM)
Kendi kendine yardım kitaplarıyla ve motive edici konuşmalarıyla bilinen Tony Robbins tarafından geliştirilen hızlı planlama metodu, asıl amaca ulaştıracak iş üzerine yoğunlaşmayı sağlayan bir tekniktir. Bu teknikte esnek bir plan oluşturulur.
168 saat
168 saat kuralı olarak bilinen bu zaman yönetimi tekniği Yazar Laura Vanderkam tarafından geliştirilmiştir. 7 gündeki saatlerin toplamı 168’dir. Hafta hafta plan program yapılan bu teknik sayesinde zamanın boşa harcanmasını önlemek mümkündür.